Volksuniversiteit Leiderdorp

Bestellijst

Geen bestellingen

Privacyreglement

Privacyreglement van de Stichting Leiderdorpse Volksuniversiteit

Ingevolge de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Vastgesteld in de Bestuursvergadering dd. 20 augustus 2018

 

Artikel 1: Begrippen

In deze regeling wordt verstaan onder:

Volksuniversiteit Leiderdorp: de Stichting Leiderdorpse Volksuniversiteit;
de voorzitter: de voorzitter van de Stichting Leiderdorpse Volksuniversiteit; 
het bestuur: het bestuur van de Stichting Leiderdorpse Volksuniversiteit;
het bestand: de verzameling van persoonsgegevens die betrekking heeft op de categorieën personen die genoemd zijn in artikel 3 van deze regeling;
persoonsdossier: het geheel van (schriftelijk) vastgelegde informatie met betrekking tot een persoon die deel uitmaakt van een van de categorieën genoemd in artikel 3 van deze regeling. De dossiers bestaan zowel uit een fysiek als een elektronisch gedeelte;
de betrokkene: degene van wie persoonsgegevens in het bestand zijn op­ge­no­m­en;
persoonsgegeven: gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke pe­r­s­o­on;
derde: een ieder die niet behoort tot de organisatie van de verantwoordelijke, met uitzondering van de betrokkene;

 

Artikel 2: Doelstelling van het bestand

Het bestand beoogt al die gegevens die noodzake­lijk zijn om cursisten in te schrijven voor een cursus aan de Volksuniversiteit Leiderdorp te verzamelen en beschikbaar te maken voor gebruik door de administratie van de Volksuniversiteit Leiderdorp. Het bestand dient mede om cursisten te informeren over de cursusactiviteiten van de Volksuniversiteit Leiderdorp.
Tevens wordt het bestand gebruikt voor de benodigde overzichten voor het jaarverslag en de planning van toekomstige cursussen.

 

Artikel 3: Categorieën personen, opgenomen in het bestand

Het bestand bevat uitsluitend gegevens over cursisten, oud-cursisten, docenten, oud-docenten, vrijwilligers, oud-vrijwilligersen personen/bedrijven die hebben aangegeven dat zij geïnteresseerd zijn in het cursusaanbod van de Volksuniversiteit Leiderdorp.

 

Artikel 4: Opgenomen gegevens en de wijze van verkrijgen

  1. Het bestand omvat voor de personen genoemd in artikel 3 de gegevens, zoals vermeld in bijlage I, die bij deze regeling is gevoegd.
  2. De persoonsgegevens worden verkregen door verstrekking door de betrokkene (of na machtiging door betrokkene) bij inschrijving op een cursus, lezing of andere activiteit van de Volksuniversiteit Leiderdorp, dan wel na een verzoek om informatie over het cursusaanbod van de Volksuniversiteit Leiderdorp.
  3. De in het eerste lid bedoelde bijlage vormt een onderdeel van deze regeling.

 

Artikel 5: Verantwoordelijkheid

  1. De het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het beheer, de ontwikkeling en de toepassing van het bestand. E.e.a. overeenkomstig het in deze regeling bepaalde.
  2. Het dagelijks bestuur ziet toe op de naleving van de uitvoeringsregels.
  3. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisa­torische aard ter beveiliging van het bestand, tegen verlies of aantas­ting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrek­king daarvan.

 

Artikel 6: Functioneren van het bestand

  1. Het bestand wordt uitsluitend in opdracht van het dagelijks bestuurvan de Volksuniversiteit Leiderdorp en de door deze aangewezen medewerkers gebruikt. E.e.a. met inachtneming van de door de Volksuniversiteit Leiderdorp vastgestelde voorschriften.
  2. De in het bestand opgenomen gegevens worden uitsluitend gebruikt ten be­hoeve van de in artikel 2 van deze regeling omschreven doelstelling.

Artikel 7: Toegang tot het bestand

  1. Toegang tot het bestand hebben uitsluitend en slechts binnen het kader van de hun opgedragen werkzaamheden:
    •  het dagelijks bestuur;
    • de bureaumanager;
    • door het dagelijks bestuur aangewezen vrijwilligers;
  2. Toegang tot het bestand kan uitsluitend worden verkregen door middel van de persoonlijk toegekende toegangscodes aan de in dit artikel bij 1 genoemde personen.
  3. Aan deze toegangscodes zijn specifieke rechten gekoppeld inzake het verwerken, wijzigen, verwijderen, raadplegen/inzien van de opgeslagen gegevens.
  4. Een docent krijgt functioneel toegang tot enkele persoonsgegevens van de deelnemers aan de door hem/haar gegeven lesactiviteit: naam, telefoonnummer en/of emailadres om hen te kunnen informeren over zaken betreffende de onderhavige lesactiviteit.

Artikel 8: Verstrekking van gegevens aan derden

  1. Uit het bestand worden geen gegevens aan derden verstrekt, tenzij:
    • ​dit voortvloeit uit het doel van het bestand;
    • dit wordt vereist ten gevolge een wettelijk voorschrift;
    • dit geschiedt met toestemming van de betrokkene;
    • instanties met een publiekrechtelijke taak daarom verzoeken.
  2. De verstrekking van gegevens blijft achterwege voor zover uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift geheimhouding geboden is.

 

Artikel 9: Bewaring en vernietiging van de gegevens

Indien er gedurende zeven jaar geen contact tussen de betrokkene en de Volksuniversiteit Leiderdorp is geweest, worden de persoonsgegevens vernietigd, zulks ingevolge wettelijke bepalingen.
Aan de persoonsgegevens zijn financiële inschrijvingsgegevens gekoppeld. De Volksuniversiteit Leiderdorp dient financiële gegevens in gevolge wettelijke belastingbepalingen gedurende een periode van 7 jaar te bewaren. 

 

Artikel 10: Recht op inzicht op verwerking, inzage en afschrift

  1. De betrokkene of zijn gemachtigde kan zich tot de Volksuniversiteit Leiderdorp wenden met het verzoek om inzage in de geregistreerde gegevens.
  2. De Volksuniversiteit Leiderdorp geeft binnen 4 weken na indiening van het verzoek inzage.
  3. De betrokkene of zijn gemachtigde krijgt inzage in het bestand voor zover het betreft de gegevens die op de betrokkene betrekking hebben. Desgewenst wordt hem een afschrift van de door hem gevraagde gegevens ter beschikking gesteld.
  4. Inzage wordt slechts verleend en afschriften worden slechts verstrekt na een aan de het bestuur gericht verzoek.
  5. De Volksuniversiteit Leiderdorp eist dat de identiteit van de verzoeker en of een eventuele gema­ch­ti­gde door medewerkers van de Volksuniversiteit onomstotelijk kan worden vastgesteld.
  6. Een afwijzende beslissing wordt met redenen omkleed.

 

Artikel 11: Correctierecht

  1. De betrokkene of zijn gemachtigde, wanneer deze een nadrukkelijk verzoek van de betrokkene kan tonen, heeft het recht om verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming te vragen van de gegevens die over de betrokkene zijn opgeno­men in het bestand, indien hij/zij van oordeel is dat de opgenomen gegevens onjuist of onvolledig zijn of, gezien de doelstelling van het bestand niet ter zake doende, dan wel in strijd met deze regeling zijn opgeno­men of niet verwijderd.
  2. Een verzoek tot verwijdering kan slechts worden geëffectueerd met inachtneming van het bepaalde in artikel 9 en 10.
  3. Het verzoek tot correctie, aanvulling, verwijdering of afscherming van persoonsgegevens wordt schriftelijk of per email ingediend bij het dagelijks bestuur van de Volksuniversiteit Leiderdorp. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
  4. De beslissing van de voorzitter op het verzoek wordt verzoeker binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek medegedeeld.
  5. De Volksuniversiteit Leiderdorp draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling of verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
  6. Een afwijzende beslissing is met redenen omkleed.

 

Artikel 12: Beroep

  1. Indien de Volksuniversiteit Leiderdorp weigert aan een verzoek om inzicht, inzage, afschrift, afscherming of correctie te voldoen, kan de verzoeker op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG), zich tot de arrondissementsrechtbank te Den Haag wenden, met het schriftelijk verzoek de Volksuniversiteit Leiderdorp te bevelen alsnog aan dat verzoek te voldoen.
  2. Het verzoekschrift moet worden ingediend binnen 6 weken nadat de afwijzen­de beslissing van de verantwoordelijke is ontvangen.
  3. Indien de verantwoordelijke niet binnen de in artikelen 10 en 11 gestelde termijnen heeft geantwoord, moet het verzoekschrift worden ingediend binnen 6 weken na die termijnen.
  4. De verzoeker kan zich ook binnen de in het tweede lid gestelde termijn wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevenshttps://autoriteitpersoonsgegevens.nl ) met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in zijn geschil met de verantwoordelijke. In dat geval kan het verzoekschrift als bedoeld in het eerste lid, nog worden ingediend nadat de verzoeker van de Autoriteit Persoonsgegevensbericht heeft ontvangen dat zij de behandeling van de zaak heeft gestaakt, doch uiterlijk tot twee maanden na dat tijdstip.

 

 

 

 

BIJLAGE I

Het bestand omvat over de in artikel 3 bedoelde personen de volgende gegevens:
·      achternaam, voorletters, voornaam
·      adres, postcode
·      woonplaats
·      telefoonnummer(s) vast, mobiel
·      e-mail adres (zo mogelijk)
·      geslacht
·      geboortedatum
·       BSN, indien nodig (docent of cursist NT2, gebruikmakend van leenmogelijkheid bij DUO (Dienst Uitvoering Onderwijs))
·       Nationaliteit – idem als bij BSN cursist NT2 en in geval de subsidievoorwaarden van de gemeente dit vereist.
·       IBAN + tenaamstelling, indien nodig (incasso cursuskosten, betaling docent)
·       toestemming (ja/nee) ontvangst (digitale) nieuwsbrief
·       toestemming (ja/nee) ontvangst programmagids
·       aanvullende gegevens (niet bij iedere rol in gebruik): rol in organisatie, datum eerste en laatste betrokkenheid, toegangsrechten in het systeem inclusief wachtwoord, pasfoto, contractvorm, reiskosten

Gegevens over woonplaats, postcode, leeftijd en geslacht worden door ons geanonimiseerd verwerkt ten behoeve van statistische gegevens omtrent: wie zijn onze cursisten en waar komen ze vandaan.

Telefoon en/of emailgegevens zijn nodig om cursisten tijdig te kunnen informeren in geval van ziekte van de docent en andere leswijzigingen.

NAW-gegevens worden gebruikt voor toezending publiciteitsmateriaal en bij het ontbreken van een emailadres het toezenden van (wijzigingen in) cursusgegevens.